Система управления документами устанавливает систематический процесс компании для поддержки и оптимизации управления документами/файлами, обеспечивая качественные процедуры и методы, помогающие снизить нормативные риски. Электронный документооборот помогает наладить и автоматизировать работу бухгалтерии в кротчайшие сроки.
Компании надеются на повышение своей производительности, достижения целей и получения прибыли. Для достижения этой цели решающую роль играет обработка деловых документов и файлов. Если все сделано правильно с оптимизацией процесса и повышением эффективности документов, это увеличит шансы на успех, поскольку неправильное обращение с документами и файлами приводит к потере важной информации компании и отклонениям в процессах.
В документах рассказывается о процедурах, политике и процессах организации. Но, опять же, консолидировать бумажные документы, публиковать, проверять их, отслеживать их ход, проверять, доказывать их существование и извлекать, когда это необходимо для проверок, непросто. Кроме того, соблюдение правил обращения с бумажными документами – это напряженная работа.